Привет, меня зовут Дмитрий Слепец, я из компании Айти Эксперт франчайзи 1С. И это новый выпуск Кейсов, подкаста, в котором нет ведущего и каждый раз меняются гости, рассказывая о своих кейсах. В этот раз кейсом делиться с вами буду я. Поехали.
Сегодня расскажем об одном из наших проектов для автомобильного бизнеса, разработке чата-бота Битрикс24, который напрямую взаимодействует с 1С Альфа Авто. На первый взгляд, задача может показаться довольно простой. Есть Битрикс24, есть 1С. Нужно просто организовать обмен данными между двумя системами. Но на практике мы решили пойти немного дальше. Мы сделали так, чтобы сотрудникам вообще не приходилось каждый раз открывать 1С для получения нужной информации. Вместо этого они могут буквально написать боту в Битрикс24 и получить необходимые данные прямо в корпоративном чате. Расскажу подробнее, как появилась эта задача и что в итоге получилось у нас. Наш клиент занимается техническим обслуживанием и ремонтом автомобилей. В компании одновременно использовались две системы. Битрикс24 для работы с клиентскими обращениями, задачами, коммуникациями и внутренними процессами. И 1С Альфа Авто, как основная учетная система автосервиса.
Именно там находилась информация об автомобилях, заказ-снарядах, ремонтах, запчастях, оплатах и других операциях. И здесь возникла довольно типичная для бизнеса проблема. Менеджер общается с клиентом в Битрикс24. Клиент спрашивает, а что сейчас с моей машиной? Чтобы ответить на этот вопрос, менеджеру нужно открыть 1С, найти клиента, затем автомобиль, затем соответствующий заказ на ряд и посмотреть его состояние. А если у сотрудника вообще нет доступа к 1С, приходится писать или звонить мастеру-приемщику. Клиент спрашивает, оплата поступила? Снова нужно идти в 1С или обращаться в бухгалтерию? Запчасти уже приехали? Нужно уточнять информацию у склада. Когда машина будет готова? Опять поиск информации. Если таких обращений несколько в день... Особой проблемы вроде бы нет, но когда через автосервис проходит большое количество автомобилей, сотрудники начинают тратить значительную часть рабочего времени просто на поиск и передачу информации между подразделениями. При этом клиенту совершенно не важно, в какой программе хранится нужная информация. Он просто хочет быстро получить ответ. Поэтому основной идеей проекта стало создание единой точки доступа к информации.
Мы разработали чат-бота, который работает непосредственно внутри Битрикс24 и взаимодействует с 1С Альфа Авто. То есть сотруднику больше не обязательно самостоятельно заходить в 1С и искать нужный документ. Он открывает привычный чат Битрикс24, выбирает команду бота или отправляет запрос и получает актуальную информацию из учетной системы. Например, одна из самых востребованных функций – поиск заказа наряда по государственному номеру автомобиля. Представим ситуацию. Клиент звонит и спрашивает, что сейчас с автомобилем А123БВ. Менеджер вводит госномер, бот обращается к 1С Альфа Авто, находит нужный автомобиль и возвращает информацию по заказ-наряду. Сотрудник может увидеть клиента, автомобиль, номер заказа снаряда, подразделение ответственного, текущий статус ремонта, дату приемки, планируемую дату выдачи, стоимость работ и запчастей, а также информацию об оплате. Если по автомобилю было несколько обращений, можно выбрать необходимый заказ на ряд. Все это происходит непосредственно в Битрикс24. Следующая важная функция – получение актуального статуса ремонта. Например, автомобиль может ожидать диагностики. Диагностика может уже проводиться.
Работы могут находиться на согласовании с клиентом. Автомобиль может непосредственно в ремонте быть или ожидать поступления необходимых запчастей. Работы могут быть завершены, а автомобиль готов к выдаче. Все эти состояния хранятся в 1С Альфа Авто. Бот получает актуальную информацию и показывает ее сотруднику в Битрикс24. В результате менеджер, который общается с клиентом, практически сразу понимает, что сейчас происходит с автомобилем. И ему не нужно дополнительно искать мастера или звонить в ремонтную зону. Еще один частый вопрос – это, конечно же, деньги. Представляем, что клиент произвел оплату. Раньше менеджеру приходилось обращаться в бухгалтерию или самостоятельно искать соответствующий документ в 1С. Теперь он может запросить эту информацию через бота. Вот получает из 1С общую сумму заказа наряда, сумму поступившей оплаты, дату и способ оплаты, неоплаченный остаток и текущее состояние в взаиморасчетах. Аналогично можно проверить задолженность, причем не только по конкретному ремонту, но и общую задолженность клиента перед компанией. Таким образом, менеджер получает необходимую финансовую информацию самостоятельно, без постоянного привлечения бухгалтерии.
Но мы решили не ограничиваться только чтением информации из 1С. Через бота можно выполнять и обратные операции, например, создавать новую заявку на ремонт. Сотрудник Битрикс24 указывает клиента, телефона, автомобиль, государственный номер, ВИН, причину обращения, комментарий клиента, желаемую дату посещения, подразделения и ответственного сотрудника. После подтверждения бот передает информацию в 1С Альфа Авто. Там автоматически создается заявка на ремонт. А номер созданной заявки возвращается сотруднику обратно в чат в Битрикс24. Таким образом исчезает еще одна распространенная проблема. Повторный ввод одних и тех же данных в нескольких программах. Есть еще одна интересная часть проекта. До этого момента мы говорили о ситуации, когда сотрудник сам обращается к боту. Но бот может работать и наоборот. Самостоятельно сообщать сотрудникам и о событиях, произошедших в 1С. Например, уступил оплату от клиента. Изменился статус заказа наряда. Автомобиль готов к выдаче. Поступили необходимые запчасти. Превышен плановый срок ремонта. Появилась задолженность. Требуется согласование дополнительных работ. Или произошла ошибка обмена. При этом уведомление не обязательно отправлять всем подряд.
Его можно отправлять конкретному менеджеру, мастеру, приемщику, руководителю или в определенный рабочий чат. Получается, сотруднику уже не обязательно постоянно проверять, не произошло ли что-то важное. Система сама сообщает об этом. Отдельное внимание при разработке мы уделили правам доступа. Не каждый сотрудник должен видеть всю информацию в 1С. Например, мастеру-приемщику нужны автомобили, заказ снаряды и статусы ремонтов. Менеджеру – информацию о клиенте о плате и задолженности. Сотруднику – склады данных в запчастях. А руководителю – общая информация и уведомления о проблемных заказах. Поэтому бот учитывает права пользователей. А операции, которые изменяют данные в 1С, выполняются только после проверки прав и подтверждения действий. Кроме того, действия пользователей журналируются. Можно определить, кто отправил запрос, какую команду выполнил, какие данные получил, какие изменения были переданы в 1С и возникали ли ошибки при обмене. Что же изменилось после внедрения? Самое заметное изменение – это скорость получения информации.
Раньше сотруднику иногда требовалось открыть 1С, найти клиента, автомобиль, заказ снаряд, проверить связанные документы или обратиться к другому подразделению. Теперь основную информацию можно получить непосредственно в Битрикс24. По результатам проекта, время поиска типовой информации сократилось с 10 минут до минуты и менее, снизилась нагрузка на бухгалтерию и склад, потому что значительную часть вопросов менеджеры теперь могут проверять самостоятельно. Стало меньше ручного переноса информации между системами, уменьшился риск ошибок при создании заявок, менеджеры стали быстрее отвечать клиентам на вопросы о ремонте, а руководители получили дополнительный инструмент контроля, например, уведомления о ремонтах, которые вышли за плановые сроки или заказ снаряды, слишком долгие, находящиеся на одном этапе. Но, пожалуй, главное преимущество заключается в другом. Сотрудникам не пришлось полностью менять привычный рабочий процесс. Если менеджер весь день работает в Битрикс24, ему не нужно постоянно переключаться между разными программами. Нужные данные из 1С фактически приходят к нему сами. Расскажу о том, еще что можно развивать дальше в рамках данного проекта.
Для начала надо понимать, что это не закрытая система с фиксированным набором функций. Архитектура бота позволяет постепенно добавлять новые сценарии. Например, можно реализовать проверку наличия запчастей, получение истории ремонта автомобилей, запись клиента на обслуживание, согласование скидок и дополнительных работ, контроль заказов поставщику, получение информации о загрузке ремонтных постов или формировании управленческих отчетов. То есть бот постепенно может превратиться из инструмента получения информации в полноценного цифрового помощника автосервиса. Подведем итог. В этом проекте наша задача заключалась не просто в том, чтобы настроить технический обмен между Битрикс24 и 1С Альфа Авто. Мы постарались убрать из ежедневной работы сотрудников лишние действия. В результате сотрудник может непосредственно в чате Битрикс24 найти заказ-наряд по государственному номеру автомобиля, узнать статус ремонта, проверить оплату и задолженность. Создать новую заявку и получить автоматические уведомления о событиях из 1С. То есть Битрикс24 остается привычным рабочим пространством сотрудников, а 1С Альфа-Авто продолжает выполнять роль основной учетной системы.
А чат-бот объединяет эти две системы в единое рабочее пространство. Если в вашей компании также используются Битрикс24 и 1С Альфа Авто или любая учетная система 1С, и сотрудникам приходится постоянно переключаться между ними, подобное решение может адаптировать под ваши собственные процессы. Мы можем реализовать все ваши бизнес-процессы в рамках чат-бота. Набор команд, уведомлений и сценариев работы бота может быть практически любым, в зависимости от того, какие операции требуется автоматизировать. С вами была компания IT-эксперт франчайзи 1С. Мы занимаемся внедрением, сопровождением и доработкой решений 1С, а также их интеграцией с Битрикс24 и другими информационными системами.
Если хотите себе такое же внедрение, то обязательно приходите к нам в компанию по ссылке в описании. Ну, и конечно же, слушайте другие выпуски Кейсов. Всего наилучшего и до новых встреч!
Сайт: https://it-1c.expert/
Ссылка на кейс: https://it-1c.expert/cases/sozdanie-chat-bot-bitriks24-dlya-integratsii-s-1s-alfa-avto/
Ссылка на услугу: https://it-1c.expert/services/bot-pomoshchnik-bitriks24-s-integratsiey-s-1s-alfa-avto/
Реклама
ИП Слепец Д.О.
ИНН: 575106519428
Erid: 2VtzqvmGJ6f
