Привет. Меня зовут Бережной Данил. Я консультант по бизнес-архитектуре и директор по организационному развитию в компании «Вместе.Про». И это новый выпуск «Кейсов». Подкаста, в котором нет ведущего, и каждый раз меняются гости, рассказывая о своих кейсах. В этот раз кейсом делиться с вами буду я. Поехали.
Свой кейс я назвал «Стопхаус. Как бизнес-архитектор сократил потери на 60% и стал спасательным кругом торгово-дистрибьюторской группы компаний». В этом выпуске я поделюсь одним из наших кейсов, в котором мы спроектировали и внедрили роль бизнес-архитектора для выявления и предупреждения возможных системных ошибок в управлении. Практически все собственники и управленцы знакомы со следующими управленческими и системными ошибками. Они присутствуют в компаниях любого масштаба и направления, от производственных до услуг. А именно, задвоенность функций, когда задача дублируется, а ответственность размыта. Борьба сотрудников за ресурсы, приводящая к конфликтам и потерям времени. Функциональные колодцы, где информация застревает в отделах, а процессы не синхронизированы между собой.
Нежелание сотрудников брать ответственность, что замедляет принятие решения и как следствие рост вашего бизнеса. Эти проблемы кажутся незначительными, пока не становятся хроническими и не приводят к финансовым проблемам, а иногда и к полной потере бизнеса. Наш клиент – торгово-дистрибьюторская группа компаний, название сообщить не могу, подписанная идеей. В 2019 году к нам обратился ее собственник с запросом на подготовку компании к цифровой трансформации и созданию цифрового двойника системы управления.
Мы выделили несколько этапов для того, чтобы реализовать запрос клиента. Первый этап. Это организационная диагностика текущего состояния группы компаний, а также аудит уровня развития системы управления. Основные проблемы, которые мы выявили, проведя организационную диагностику, были следующие. Бизнес-процессы есть, но четких и прозрачных процессов, ориентированных на цели и результаты компании, нет. Большинство сотрудников находятся в своем функциональном колодце и не знают, кому и какой результат передают. Дословно, нам ставят задачу, мы делаем. Информация о бизнес-процессах и взаимодействиях между отделами есть только в головах у руководителей.
Если игнорировать эти проблемы, то последствия могут быть катастрофическими. А именно, может получиться автоматизация хаоса. Вы потратите миллионы на IT-решения, которые только закрепят текущие ошибки. Вы можете создать виртуальную реальность, то есть сотрудники будут действовать как привыкли, а в отчетах рисовать вам виртуальную реальность, в которой у компании все хорошо. Может значительно упасть производительность вашей компании, или же вовсе могут уйти клиенты и как следствие снизится прибыль компании. Без системы управления бизнес превращается в корабль без руля. Даже самая сильная и профессиональная команда не спасет его от крушения. Без бизнес-архитектора возникают большие риски, что самострой придется сносить и нести убытки на тупиковую ветку развития бизнеса. Кому-то это иногда стоит целого бизнеса. На втором этапе создания цифрового двойника системы управления Мы перешли к разработке целей, задач и детального плана по проектированию и внедрению цифрового двойника системы управления. Это важный и технологический этап по разработке цифрового двойника. На втором этапе всегда возникает неудобный вопрос.
А кто будет управлять и развивать созданную в процессе контракта систему управления? Если система не развивается, значит она умирает. В таких случаях мы советуем собственнику ввести внутреннюю роль – роль бизнес-архитектора. Совместно с бизнес-архитектором мы разрабатываем, внедряем и реализуем план по созданию цифрового двойника системы управления. Без ключевого человека в компании, который сможет потом развивать и продолжать разработанные решения, любые изменения бесполезны. Мы эту позицию объяснили собственнику, и поэтому собственник принял решение о том, что эта роль необходима, и нужно найти человека под эту роль. Важно подойти системно к выбору человека на роль бизнес-архитектора, ведь система будет отражать мышление того человека, кто ее создал. Поэтому необходимо синхронизировать этого человека и собственника по ценностям, личным и бизнес-целям, и тогда... Вы получите очень мощный инструмент развития бизнеса, который позволит вам делать X2 и X3 за 3 года.
Если же такую синхронизацию не производить, это может закончиться тем, что система управления не будет отражать реальность, и вы как собственник будете уверены, что в компании все хорошо, но хорошо будет просто виртуальной реальностью. Вторым возможным последствием будет то, что система управления начнет вас выталкивать из компании, так как вы не являетесь ее носителем и ваши ценности сильно отличаются от тех ценностей, которые бизнес-архитектор заложил в систему управления. Третьим этапом стало моделирование всей системы управления. То есть моделирование системы управления как на верхнем уровне, так и на остальных уровнях вложенности. Моделирование бизнес-процессов компании мы производили совместно с оценкой эффективности смоделированных бизнес-процессов. Проводили ее по следующим критериям. Ориентация на цель, достижимость цели, уровень потерь согласно основам Toyota Production System. Просматривали процесс на наличие в нем 8 видов потерь. Четвертый этап – это постепенное внедрение и улучшение бизнес-процессов.
На этом этапе важно не просто показать сотрудникам новые смоделированные схемы и ждать, пока они сами в них разберутся, но также провести обучение о том, как по этим процессам работать, какой результат нужен от процесса, кому этот результат нужно передавать и провести пилотный запуск внедрения. Промежуточный результат двухлетнего проекта и появления бизнес-архитекторов в системе управления получился следующий. Потери в компании сократились в среднем на 60%. В каких-то процессах и подразделениях эта цифра доходила даже до 90%, но в среднем по компании была 60%. Компания получила 30-кратный возврат инвестиций в систему управления. Сотрудники сократили время на согласование решений на 40%. Мы наладили взаимодействие сотрудников из разных подразделений. В компании исчезли кассовые разрывы, и она могла работать без перерывов и простоев в круглый год. Система управления стала не карающим мечом, а инструментом, который раскрывает потенциал сотрудников и помогает собственнику принимать решения на основе данных, а не догадок. Компания прошла этап цифровизации и была полностью готова к внедрению цифрового двойника.
На пятом этапе техническое задание на цифрового двойника было принято бизнес-архитектором в работу, и компания продолжила движение к своей основной задаче построить цифровой двойник всей компании. В заключение еще пару слов о системе управления. Система управления – это живой инструмент, который меняется вместе с компанией, вместе с ее целями, с развитием технологии, внешним контекстом, геополитической обстановкой и даже с введением новых санкций. Если у вас средняя или уже крупная компания, вам необходим бизнес-архитектор в штате компании, так как у него будет большой фронт работы и ему будет чем заняться. Если же у вас малый бизнес, вы можете привлекать бизнес-архитектора с рынка в рамках проектной работы по созданию или изменению системы управления. По результатам кейса могу однозначно сказать, что бизнес-архитектор – это не просто новомодная фишка, а спасательный круг для любой компании, которая хочет достигать масштабных целей, переходить из малого в средний и из среднего в крупный бизнес.
Так что, уважаемые предприниматели и собственники бизнеса, пока это не стало необходимостью, пользуйтесь такой возможностью получить преимущество над своими прямыми и косвенными конкурентами. Ведь через 2-3 года… Максимум 5 лет. Это станет необходимостью и частью стартового пакета для начала ведения бизнеса, как сейчас стали CRM-система и клиентоориентированный подход.
Если перед вами и вашей компанией стоит большой вызов, будь это цель, которую нужно достичь, или проблема, от которой хочется избавиться, то приходите к нам по ссылке в описании, ну и, конечно же, слушайте другие выпуски Кейсов. Раскрывайте свой потенциал, достигайте своих целей и управляйте с удовольствием. Пока!
Телеграм-канал: https://t.me/vmestepromedia
Yappy: https://yappy.media/n/vmestepromedia
RuTube: https://rutube.ru/channel/33233094/
Дзен: https://dzen.ru/vmestepromedia
Реклама
ООО "Вместе.ПРО"
ИНН: 3444106780
erid: 2VtzqvE9ZTz
